信封連接地址列表 『Word2007技巧』將信封連接到地址列表,在我們?nèi)粘Ｌ幚砦募臅r(shí)候互經(jīng)常用到word文檔，像信封連接地址列表這樣的問(wèn)題可能是我們經(jīng)常遇到的問(wèn)題，所以我們今天看完信封連接地址列表 『Word2007技巧』將信封連接到地址列表這篇文章或者會(huì)對(duì)你以后的工作提供很大的幫助，下面就來(lái)一起看看吧！

若要將信息合并到信封中，您必須將信封連接到地址列表（也稱為數(shù)據(jù)源或數(shù)據(jù)文件）。如果還沒(méi)有數(shù)據(jù)文件，則可在郵件合并過(guò)程中創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)文件。

選擇數(shù)據(jù)文件在“郵件”選項(xiàng)卡上的“開(kāi)始郵件合并”組中，單擊“選擇收件人”。

請(qǐng)執(zhí)行下列操作之一：如果要使用 Microsoft Office Outlook 中的聯(lián)系人列表，請(qǐng)單擊“從 Outlook 聯(lián)系人中選擇”。關(guān)于使用 Microsoft Office Outlook 聯(lián)系人列表的提示

連接到 Outlook 聯(lián)系人文件夾通常是一個(gè)簡(jiǎn)單的過(guò)程，但有時(shí)可能會(huì)遇到問(wèn)題。以下是可能遇到的常見(jiàn)問(wèn)題的解決方案：

找不到要連接的 Outlook 聯(lián)系人文件夾。 出現(xiàn)有關(guān)郵件客戶程序和郵件表的錯(cuò)誤消息。 無(wú)法連接到公用文件夾中的 Outlook 聯(lián)系人文件夾。 希望使用 Outlook Express 通訊簿作為聯(lián)系人文件夾，但是無(wú)法連接到 Outlook Express 通訊簿。

找不到 Outlook 聯(lián)系人文件夾您可能需要在 Microsoft Office Outlook 中打開(kāi)“將此文件夾顯示為電子郵件通訊簿”屬性，或可能需要更改您的 Outlook 用戶配置文件。

選中“將此文件夾顯示為電子郵件通訊簿”屬性在 Microsoft Office Outlook 中，在“轉(zhuǎn)到”菜單上，單擊“聯(lián)系人”。 右鍵單擊“聯(lián)系人”文件夾，該文件夾包含郵件合并中要使用的信息，然后在快捷菜單中單擊“屬性”。在“Outlook 通訊簿”選項(xiàng)卡上，確保選中“將此文件夾顯示為電子郵件通訊簿”復(fù)選框，然后單擊“確定”。 返回到 Outlook 提示更改 Outlook 用戶配置文件Microsoft Office Outlook 用戶配置文件是一組電子郵件帳戶和通訊簿。通常您只需要一個(gè)配置文件，但如果您與其他人共享計(jì)算機(jī)或?yàn)榱瞬煌康亩褂貌煌耐ㄓ嵅?，可以設(shè)置多個(gè)配置文件。 開(kāi)始郵件合并時(shí)，如果使用的配置文件不包含要使用的聯(lián)系人文件夾，則該文件夾將不可用。

要切換到其他用戶配置文件，只需重新啟動(dòng) Outlook。在提示您指定配置文件時(shí)，請(qǐng)選擇包含要在郵件合并中使用的“聯(lián)系人”文件夾的配置文件。

如果沒(méi)有出現(xiàn)配置文件的提示，而您知道有多個(gè)配置文件，可能您希望對(duì) Outlook 進(jìn)行設(shè)置，使其會(huì)給出提示。此處說(shuō)明如何操作：

退出 Outlook。 在“控制面板”中切換到“經(jīng)典視圖”，然后單擊“郵件”。 單擊“顯示配置文件”。 要在每次啟動(dòng) Outlook 時(shí)見(jiàn)到選擇配置文件的提示，單擊“提示要使用的配置文件”，然后單擊“確定”。

返回到 Outlook 提示出現(xiàn)有關(guān)郵件客戶程序和郵件表的錯(cuò)誤消息如果在 Word 中進(jìn)行郵件合并期間嘗試連接到“聯(lián)系人”文件夾，而 Outlook 并未在 Windows Internet Explorer 中設(shè)置為默認(rèn)電子郵件程序，則會(huì)出現(xiàn)以下消息：

“沒(méi)有默認(rèn)的郵件客戶程序，或者當(dāng)前的郵件客戶程序無(wú)法滿足消息處理請(qǐng)求。請(qǐng)運(yùn)行 Microsoft Office Outlook 并將其設(shè)置為默認(rèn)的郵件客戶程序。”

要避免在郵件合并過(guò)程中出現(xiàn)這條消息，請(qǐng)執(zhí)行下列操作：

退出 Word。 在 Internet Explorer 的“工具”菜單中，單擊“Internet 選項(xiàng)”，然后單擊“程序”選項(xiàng)卡。 在“電子郵件”下，單擊“Microsoft Office Outlook”，然后單擊“確定”。 再次啟動(dòng) Word，打開(kāi)郵件合并文檔，然后連接到 Outlook 聯(lián)系人文件夾。

返回到 Outlook 提示無(wú)法連接到公用文件夾中的 Outlook 聯(lián)系人文件夾如果在 Word 中進(jìn)行郵件合并，并且嘗試連接到公用文件夾中的 Outlook 聯(lián)系人文件夾，則會(huì)出現(xiàn)如下消息：

“由于對(duì)話框或數(shù)據(jù)庫(kù)引擎失敗，無(wú)法完成該操作。請(qǐng)稍后再試。”

如果稍后再試，會(huì)得到同樣的消息。

如果要在郵件合并時(shí)將公用文件夾中的聯(lián)系人文件夾作為數(shù)據(jù)文件使用，必須在 Microsoft Office Outlook 中開(kāi)始郵件合并。

返回到 Outlook 提示希望使用 Outlook Express 通訊簿作為聯(lián)系人文件夾您無(wú)法在郵件合并期間直接連接到此類通訊簿。只能將 Outlook Express 通訊簿導(dǎo)出為 .csv 文本文件，然后連接到這種格式的通訊簿。

導(dǎo)出 Outlook Express 通訊簿啟動(dòng) Outlook Express。 在“文件”菜單上，指向“導(dǎo)出”，然后單擊“通訊簿”。 在“通訊簿導(dǎo)出工具”對(duì)話框中，單擊“文本文件(以逗號(hào)分隔)”，然后單擊“導(dǎo)出”。 在“將導(dǎo)出文件另存為”框中，為導(dǎo)出的文件鍵入一個(gè)文件名，然后單擊“瀏覽”。 在“另存為”對(duì)話框中，在“保存位置”列表中選擇文件的保存位置，然后單擊“保存”。將數(shù)據(jù)文件保存在“我的文檔”文件夾的“我的數(shù)據(jù)源”文件夾中是很方便的。Word 在郵件合并期間瀏覽數(shù)據(jù)文件時(shí)，首先會(huì)在該位置中搜索這些文件。 單擊“下一步”。選中要導(dǎo)出的域旁邊的復(fù)選框，然后單擊“完成”。注釋 在決定導(dǎo)出哪些域時(shí)，請(qǐng)考慮要用郵件合并創(chuàng)建的套用信函、電子郵件或標(biāo)簽。例如，如果您決不會(huì)在合并的文檔中包含昵稱或個(gè)人網(wǎng)站，則不要導(dǎo)出這些域。

如果出現(xiàn)導(dǎo)出過(guò)程已完成的消息，請(qǐng)單擊“確定”。 要關(guān)閉“通訊簿導(dǎo)出工具”對(duì)話框，請(qǐng)單擊“關(guān)閉”，然后退出 Outlook Express。 當(dāng)回到 Word 執(zhí)行郵件合并，并進(jìn)行到連接數(shù)據(jù)文件的步驟時(shí)，請(qǐng)單擊“使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)，并通過(guò)瀏覽找到剛才導(dǎo)出的 .csv 文件。在文件打開(kāi)之前，可能會(huì)要求您選擇使用什么分隔符將地址列表中的各列彼此分隔開(kāi)。單擊“逗號(hào)”，然后單擊“確定”。

返回到 Outlook 提示 如果已有 Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Office Access 數(shù)據(jù)庫(kù)或其他類型的數(shù)據(jù)文件，請(qǐng)單擊“使用現(xiàn)有列表”，然后在“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中找到所需文件。 對(duì)于 Office Excel，可以從工作簿內(nèi)的任何工作表或命名區(qū)域中選擇數(shù)據(jù)。對(duì)于 Office Access，可以從數(shù)據(jù)庫(kù)中定義的任何表或查詢 （查詢：在數(shù)據(jù)源中查找所有符合指定條件的記錄的方法。查詢可以包括操作符、問(wèn)號(hào)、通配符和括號(hào)，以縮小搜索范圍。）中選擇數(shù)據(jù)。對(duì)于其他類型的數(shù)據(jù)文件，請(qǐng)?jiān)?ldquo;選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中選擇文件。如果列表中未列出所需文件，請(qǐng)?jiān)?ldquo;文件類型”框中選擇適當(dāng)?shù)奈募愋突蜻x擇“所有文件”。在郵件合并中，可以使用以下類型的數(shù)據(jù)文件：

來(lái)自基于文件的單層數(shù)據(jù)庫(kù)程序的文件，這些數(shù)據(jù)庫(kù)程序已安裝了 OLE DB （OLE DB：一種實(shí)現(xiàn)高效網(wǎng)絡(luò)、并通過(guò) internet 訪問(wèn)許多數(shù)據(jù)源類型的組件數(shù)據(jù)庫(kù)架構(gòu)，這些數(shù)據(jù)源包括：關(guān)系數(shù)據(jù)、郵件文件、平面文件和電子表格。） 提供程序或 ODBC （開(kāi)放式數(shù)據(jù)庫(kù)連接 (ODBC)：在數(shù)據(jù)庫(kù)和程序間共享數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)方法。ODBC 驅(qū)動(dòng)程序使用標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)化查詢語(yǔ)言 (SQL) 獲得外部數(shù)據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限。） 驅(qū)動(dòng)程序（2007 Microsoft Office System 附帶了許多這類數(shù)據(jù)庫(kù)程序）。 包含單個(gè)表的 HTML 文件。表的第一行必須包含列名，其他行必須包含數(shù)據(jù)。 電子通訊簿： Microsoft Office Outlook 通訊簿 Microsoft Schedule+ 7.0 聯(lián)系人列表 用 MAPI （MAPI：Microsoft 接口規(guī)范，允許不同的郵件處理和工作組應(yīng)用程序（如電子郵件、語(yǔ)音郵件和傳真）通過(guò)單個(gè)客戶程序使用。） 兼容的郵件系統(tǒng)（如 Microsoft Office Outlook）創(chuàng)建的任何類似地址列表。 Microsoft Office Word 文檔。該文檔只應(yīng)包含一個(gè)表。表的第一行必須包含標(biāo)題，其他行必須包含要合并的記錄。還可以使用域名源 （標(biāo)題源：包含標(biāo)題行（或標(biāo)題記錄）的文檔，該標(biāo)題行與指定用于郵件合并主文檔的數(shù)據(jù)源共同使用。）作為數(shù)據(jù)源。 任何包含由制表符或逗號(hào)分隔的數(shù)據(jù)域 （數(shù)據(jù)字段：分類信息，一個(gè)數(shù)據(jù)字段對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)源中的一列信息。每個(gè)數(shù)據(jù)字段的名稱在數(shù)據(jù)源的第一行（標(biāo)題行）中列出。例如，“郵編”和“姓氏”都是數(shù)據(jù)字段名稱。）以及由段落標(biāo)記分隔的數(shù)據(jù)記錄 （數(shù)據(jù)記錄：對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)源中一行信息的一組完整的相關(guān)信息。例如，客戶郵件列表中的有關(guān)某位客戶的所有信息為一條數(shù)據(jù)記錄。）的文本文件。 關(guān)于在 Office Excel 中設(shè)置數(shù)據(jù)格式的提示

如果數(shù)據(jù)文件是包含百分?jǐn)?shù)、貨幣值或郵政編碼的 Office Excel 工作表，則可以使用動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)交換 (DDE) 從 Word 連接 Excel 工作表來(lái)保留數(shù)據(jù)的數(shù)值格式。例如，您可確保數(shù)據(jù)文件中的 5 位郵政編碼 07865 不顯示為數(shù)字 7865（無(wú)前導(dǎo)零）。

連接工作表之前，請(qǐng)?jiān)?Word 中執(zhí)行下列操作：

單擊“Microsoft Office 按鈕”，然后單擊“Word 選項(xiàng)”。 單擊“高級(jí)”。 滾動(dòng)到“常規(guī)”部分，然后選中“打開(kāi)時(shí)確認(rèn)文件格式轉(zhuǎn)換”復(fù)選框。 單擊“確定”。 當(dāng)郵件合并主文檔打開(kāi)后，在“郵件”選項(xiàng)卡的“開(kāi)始郵件合并”組，單擊“選擇收件人”，然后單擊“使用現(xiàn)有列表”。 在“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中找到 Excel 工作表，然后雙擊該工作表。 在“確認(rèn)數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中，單擊“MS Excel 工作表通過(guò) DDE (*.xls)”，然后單擊“確定”。注釋 如果看不到“MS Excel 工作表通過(guò) DDE (*.xls)”，則選中“全部顯示”復(fù)選框。

在“Microsoft Office Excel”對(duì)話框中，對(duì)于“請(qǐng)指定命名單元格或單元格區(qū)域”，選擇包含要合并的信息的單元格區(qū)域或工作表，然后單擊“確定”。 注釋 若要防止每次打開(kāi)數(shù)據(jù)文件時(shí)都出現(xiàn)提示，可以在連接工作表之后清除“打開(kāi)時(shí)確認(rèn)轉(zhuǎn)換”復(fù)選框。如果還沒(méi)有數(shù)據(jù)文件，請(qǐng)單擊“鍵入新列表”，然后使用打開(kāi)的表格創(chuàng)建列表。該列表將被保存為可以重復(fù)使用的數(shù)據(jù)庫(kù) (.mdb) 文件。 注釋 如果您安裝了 2007 Microsoft Office System（而不是僅安裝了 Office Word 2007），還可以使用 Microsoft Query 構(gòu)建查詢 （查詢：在數(shù)據(jù)源中查找所有符合指定條件的記錄的方法。查詢可以包括操作符、問(wèn)號(hào)、通配符和括號(hào)，以縮小搜索范圍。）并從外部數(shù)據(jù)源 （外部數(shù)據(jù)源：包含用戶要訪問(wèn)的數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源。例如，Microsoft Excel 列表或 Microsoft Access 數(shù)據(jù)庫(kù)。）檢索所需的數(shù)據(jù)。